Introductie

VYTALCoach (waarnaar verwezen als “wij”, “onze”, “ons” en “VYTALCoach”) erkent dat het belangrijk is jouw Persoonsgegevens te beschermen en is toegewijd aan het verantwoordelijk Verwerken van deze Persoonsgegevens in overeenkomst met toepasselijke Europese wetten voor de bescherming van Informatie. VYTALCOACH is een handelsnaam van Veluwe Fit, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Zwolle onder nummer 68238266
Deze Privacyverklaring stelt je op de hoogte van onze activiteiten die betrekking hebben op de Persoonlijke Informatie die wij voor en over jou, Eindgebruikers, geïnteresseerden in onze Applicatie en andere personen die onze website of social media bezoeken, gebruik maken van onze cloud-based applicatie (“Applicatie”) of gebruik maken van een van onze andere diensten die naar deze Privacyverklaring verwijzen.
VYTAL kan bij het Verwerken van jouw Informatie zowel een verwerker als een verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Definities
In deze Privacyverklaring hebben de volgende begrippen de hieronder omschreven betekenis en
worden verwante termen overeenkomstig geïnterpreteerd:
• “Privacyverklaring”: verwijst naar dit beleidsstuk.
• “Applicatie”:De web- en mobiele app technologie-oplossing van VYTAL die een
breed scala aan functionaliteiten biedtop het gebied van onder andere
voortgangsregistratie, voeding en coaching.
• “Coach”: een bedrijf of entiteit dat een professionele verbintenis met ons is aangegaan door interesse te tonen in of gebruik te maken van de Applicatie.
• “Eindgebruiker”: ieder individu die niet uit naam van een bedrijf of entiteit handelt
en onze website of social media bezoekt, gebruik maakt van de Applicatie of een van
onze andere diensten die naar deze Privacyverklaring verwijzen.
• “Informatie” informatie die mogelijk gerelateerd is aan een identificeerbaar
natuurlijk persoon. Een identificeerbaar natuurlijk persoon is iemand die direct of
indirect geïdentificeerd kan worden, bijvoorbeeld op basis van naam, e-mailadres of
BSN. Een natuurlijk persoon is géén bedrijf.
• “Persoonsgegevens”: informatie die gerelateerd is aan een identificeerbaar
natuurlijk persoon. Een identificeerbaar natuurlijk persoon is iemand die direct of
indirect geïdentificeerd kan worden, bijvoorbeeld op basis van naam, e-mailadres of
BSN. Een natuurlijk persoon is géén bedrijf.
2
• “Verwerken”: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot
Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren,
opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door
middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen,
aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Welke Persoonsgegevens wij verzamelen en waarom
Als Coach of Eindgebruiker kan het zijn dat wij jouw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden
Verwerken:
Toegang tot en gebruik van de website en andere onlinediensten
Bij het opstarten van onze website of onze applicatie zullen wij jouw Persoonsgegevens Verwerken
om je toegang te verschaffen, om correcte werking van de website te verzekeren, en om te voldoen
aan de wettelijke en beveiligingsvereisten met betrekking tot het gebruik van onze website of
Applicatie, zoals wachtwoorden, IP-adressen, en browserinstellingen. We Verwerken ook Informatie
over jouw interacties met onze website en Applicatie om je de beste ervaring te bieden. Wij
Verwerken onder andere jouw instellingen en verzamelen statistieken die ons helpen onze
Applicatie, website en diensten te verbeteren.
Bij het gebruik van onze website kunnen we Informatie verzamelen met behulp van “cookies”.
Cookies zijn kleine bestanden die op je computer of mobiele apparaat worden opgeslagen. We
kunnen sessie-cookies gebruiken, die verlopen zodra je je webbrowser sluit, en permanente cookies,
die op je computer of mobiele apparaat blijven totdat je ze verwijdert. Beide soorten cookies
worden gebruikt om je een effectieve, meer persoonlijke en interactieve ervaring te bieden op onze
website bij huidige en toekomstige bezoeken. We gebruiken cookies ook om het gebruik en de
effectiviteit van onze website te meten en te analyseren.
Enkele voorbeelden van Informatie die we verzamelen zijn: het aantal bezoekers, tijd besteed op de
website en onderwerpen die het meest bekeken worden. Na verloop van tijd biedt deze Informatie
waardevol inzicht om de gebruikerservaring te helpen verbeteren. Het verwijderen of weigeren van
cookies kan via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat het verwijderen of
weigeren van onze cookies kan leiden tot ongemak bij het gebruik van onze website of diensten.
VYTAL gebruikt ook Google Analytics cookies voor statistische doeleinden, voor het analyseren van
informatie over het bezoek aan ons platform, teneinde de platforms en de daarop aangeboden
diensten te kunnen verbeteren. De via Google Analytics verkregen informatie wordt, met inbegrip
van het adres van uw computer (IP-adres) overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers
in de Verenigde Staten. Voor meer informatie over het privacybeleid van Google
(https://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/) en het specifieke privacybeleid van Google
Analytics (https://www.google.com/intl/nl_ALL/analytics/learn/privacy.html) verwijzen wij je naar
de hiervoor genoemde websites.
3
Antwoorden op je verzoek om Informatie of ondersteuning
Wij Verwerken Persoonsgegevens die nodig zijn om aan je verzoek te voldoen. We verzamelen
bijvoorbeeld je naam en contactgegevens om contact met je op te kunnen nemen en je te kunnen
ondersteunen. Verder verzamelen wij Informatie zoals de details over je verzoek en je overeenkomst
met ons, factuurstatus en verzoek om je tevredenheid in onze samenwerking. Dergelijke Informatie
wordt Verwerkt voor administratieve doeleinden, ter verdediging van onze rechten en in verband
met de relatie tussen jou en VYTAL.
Jouw gebruik van de Applicatie
De volgende gegevens worden verwerkt: naam, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres,
geboortedatum, geslacht, fysieke eigenschappen zoals: lengte, gewicht en BMI, gegevens over je
gezondheidstoestand zoals dieetgegevens/eetgewoonten, voedingsvoorkeuren en activiteitsniveau.
Met deze gegevens kan uitvoering gegeven worden aan de door ons aangeboden dienst: het
bijhouden van je eetgewoonten, calorie inname en het personaliseren en geven van advies op het
gebied van voeding.
Verder Verwerken wij deze Informatie om ons en onze Coachesin staat te stellen hun diensten,
zoals coaching, persoonlijke training, onderwijs, bedrijfsgezondheids- en welzijnsdiensten, op de
best mogelijke manier te verlenen. Wij Verwerken deze Informatie ook om de kwaliteit van de
Applicatie te verbeteren en om passende maatregelen te implementeren om de veiligheid en
vertrouwelijkheid van jouw Informatie te waarborgen. Een van de vele resultaten van de Verwerking
van deze Informatie is dat het ons in staat stelt om onze interacties met jou op maat aan te bieden,
je te informeren over het algemene en optimale gebruik van de Applicatie en over de ontwikkeling
en verbetering van de Applicatie.
Contactmet medewerkers van onze Coaches, prospectieve Coaches, partners en leveranciers
In onze relatie met onze Coaches, prospectieve Coaches, partners en leveranciers voorzien zij ons
ook van zakelijke contactgegevens die Persoonlijke Informatie kunnen bevatten. Het doel van de
Verwerking van deze Informatie kan bijvoorbeeld zijn: contractbeheer, uitvoering, levering van de
Applicatie of een van onze andere diensten, verlening van ondersteuning, facturering en beheer van
de Applicatie of de relatie.
Meer gedetailleerde Informatie over welke Informatie we Verwerken, kan je vinden onder het kopje
‘Bewaren van Informatie’.
Bewaren van Informatie
Wij zullen je Persoonsgegevens Verwerken zolang het nodig is om de doeleinden waarvoor de
Persoonsgegevens worden Verwerkt te vervullen of om andere geldige redenen, bijvoorbeeld om te
voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen of onze overeenkomsten af te
dwingen.
Als je een Coach bent, worden je Persoonsgegevens en de Persoonsgegevens waarvoor je
verantwoordelijk bent Verwerkt,zolang onze overeenkomst van kracht is. Na het einde van de
4
overeenkomst treden bewaartermijnen in werking. Bewaartermijnen variëren afhankelijk van het
type en de classificatie van de Informatie. Aan het einde van de bewaarperiode worden je
Persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd.
Als Coach kan je een aanvraag doen voor een Eindgebruiker gedurende de looptijd van onze
overeenkomst.
Als je een Eindgebruiker bent, worden je Persoonsgegevens Verwerkt zolang je account geactiveerd
is. Deactivatie door een Eindgebruiker kan op de hieronder aangegeven wijze worden uitgevoerd. Na
deactivering worden bewaartermijnen van kracht. Aan het einde van de bewaarperiode worden je
Persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd.
• Als je een Eindgebruiker bent die direct met ons in contact treedt, wordt je account na 12
maanden inactiviteit automatisch gedeactiveerd.
Nadat je account is gedeactiveerd, worden de bewaartermijnen van kracht. Ook deze variëren
afhankelijk van het type en de classificering van de Informatie. Aan het einde van de bewaarperiode
worden je Persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd.
Uitwisseling van Informatie
Informatie delen met de Coaches in het VYTAL-platform
Bij je verzoek om begeleid te worden door een van de Coaches die met het VYTAL-platform werken,
zullen je persoonlijke gegevens gedeeld worden met de Coach om ervoor te zorgen dat deze je
optimaal kan begeleiden. Het gaat hierbij om alle zichtbare gegevens in de Applicatie. Denk hierbij
aan Persoonsgegevens als voornaam, achternaam, e-mailadres, geboortedatum, lengte, gewicht en
geslacht. Andere Eindgebruikers hebben niet de mogelijkheid om deze gegevens in te zien.
Externe dienstverleners(verwerkers)
In sommige gevallen delen wij Informatie met onze externe dienstverleners om persoonlijke
Informatie namens ons te verzamelen, op te slaan, te analyseren en anderszins te Verwerken. Wij
maken om verschillende redenen gebruik van deze derden, bijvoorbeeld om ondersteuning te
bieden aan al onze Coaches en Eindgebruikers en om Informatie te hosten en op te slaan. Bovendien
gebruiken we ze voor administratieve doeleinden en gebruiken wij ook diensten van derden voor
het verzenden van onze nieuwsbrieven.
Uiteindelijk stellen externe dienstverleners ons in staat om de beste Applicatie te verlenen en aan je
verzoeken te voldoen. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst. In deze
verwerkersovereenkomst staat onder andere dat de verwerkers uitsluitend op onze instructie
handelen en de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden mogen gebruiken. Jouw
persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.
De verwerker buiten de EER die ons diensten verleent bij het versturen van online nieuwsbrieven en
mailingen, is gevestigd in de Verenigde Staten en heeft een registratie voor het EU-US Privacy Shield.
Meer informatie daarover vind je op: https://www.privacyshield.gov/welcome.
5
Naleving van wetten en wetshandhaving
In bepaalde situaties kan het nodig zijn dat wij je Persoonsgegevens openbaar moeten maken, naar
aanleiding van wettelijke verzoeken van overheidsinstanties in het kader van een gerechtelijke
procedure of een gerechtelijk bevel. Wij kunnen ook Informatie vrijgeven ter verdediging tegen
juridische claims en als wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om illegale activiteiten, vermoede
fraude, situaties met potentiële bedreigingen van de fysieke veiligheid van een persoon,
schendingen van onze Applicatieovereenkomst, of zoals anderszins vereist door de wet te
onderzoeken, te voorkomen of actie te ondernemen.
Fusie en overname
Als we besluiten om VYTAL te verkopen, te fuseren of anderszins te reorganiseren, kan een
dergelijke transactie de bekendmaking van Informatie met zich meebrengen. Bij dit soort transacties
zullen wij zorg dragen voor passende bescherming van de Informatie.
Jouw rechten
Als Eindgebruiker hebt je volgens de wet het recht op:
1. Het verzoeken om toegang tot je Persoonlijke Informatie;
2. Het verzoeken om correctie van de Persoonlijke Informatie die wij Verwerken;
3. Het verzoeken om verwijdering van je Persoonlijke Informatie;
4. Het bezwaar maken tegen Verwerking van je Persoonlijke Informatie;
5. Het verzoeken om beperking van de Verwerking van je Persoonlijke Informatie;
6. Het verzoeken om een kopie van je persoonlijke Informatie;
7. Het intrekken van eerder gegeven toestemming om je Persoonsgegevens te gebruiken.
Houd er rekening mee dat weigering tot het delen van Informatie, gegevenscorrecties, verwijdering
van Informatie, het bezwaar maken tegen Verwerking, het beperken van de Verwerking en het
intrekken van eerder gegeven toestemming de toegang tot functionaliteiten van de Applicatie en
onze andere diensten, zoals ondersteuning geheel of gedeeltelijk kunnen verminderen.
Het uitvoeren van jouw rechten
Beslis a.u.b. zorgvuldig welke van de onderstaande situaties op jou van toepassing is. Beide situaties
kunnen op je van toepassing zijn.
• Als je een Eindgebruiker bent die met ons in contact treedt via een van onze
Coaches, bijvoorbeeld een professional zoals een personal trainer, diëtist, fitnessclub
eigenaar of fitnessketen, dan kan je contact opnemen met deze Coach om je rechten uit te
oefenen, aangezien deze Coach (een deel van) je Persoonsgegevens beheert en;
• Als je een Eindgebruiker bent die direct met ons in contact treedt, en je wil enige van de
beschreven rechten uitoefenen, neem dan contact op met info@vytal.nlaangezien wij in dit
geval (een deel van) je Persoonlijke Informatie beheren.
6
Bij het uitoefenen van een van je rechten, maar ook bij elke andere interactie, kunnen wij specifieke
Informatie of acties van je verlangen om jouw identiteit te bevestigen. Dit is een
veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat Persoonlijke Informatie niet wordt verstrekt aan een
persoon die geen recht heeft om je Persoonlijke Informatie te ontvangen.
Klachten
Als je een klacht wilt indienen met betrekking tot deze Privacyverklaring of onze werkwijze omtrent
jouw Persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via: info@vytal.nl.
Ben je ontevreden over de behandeling van een klacht of ben je het niet eens met het besluit dat wij
voor ogen hebben, dan kan je een klacht indienen bij je lokale toezichthouder voor
gegevensbescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
Informatiebeveiliging
Wij erkennen en nemen onze verantwoordelijkheid serieus om de Informatie die je aan ons
toevertrouwt te beschermen. Door het implementeren van redelijkerwijs adequate
veiligheidsmaatregelen en het gebruik van beveiligingstechnologieën en organisatorische
procedures willen wij je Informatie beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. We
gebruiken bijvoorbeeld beveiligde servers, gebruiken firewalls, versleutelen Informatie en beperken
de toegang tot Persoonlijke Informatie door werknemers.
Datalekken zullen adequaat worden genoteerd in het datalekregister van VYTALen zo snel als
mogelijk worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Indien het gaat om een ernstig
datalek, (persoonsgegevens, wachtwoorden etc.) zullen ook Eindgebruikers en Coaches op de
hoogte worden gesteld.
Wijzigingen aan deze Privacyverklaring
Onze diensten, met inbegrip van de Applicatie, zijn voortdurend in ontwikkeling en deze diensten
kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving. Om deze reden
behouden wij ons het recht voor om deze Privacyverklaring aan te vullen of anderszins te wijzigen en
zullen wij je op de hoogte stellen wanneer er belangrijke wijzigingen in deze Privacyverklaring
worden aangebracht. We zullen bovenaan of onderaan de Privacyverklaring aangeven wanneer de
Privacyverklaring het laatst is bijgewerkt.
Hoe kan je contact met ons opnemen
Als je vragen hebt over deze Privacyverklaring kun je contact met ons opnemen via e-mail
op info@vytal.nl.
Deze Privacyverklaring is voor het laatste gewijzigd op 04-03-2019.